Добро пожаловать в Centraal Orgaan opvang asielzoekers (далее: “COA”, “мы”, “наш/наша/наше”)! Мы хотим ознакомить вас с правилами обработки персональных данных в нашей системе, с которыми мы обращаемся с чрезвычайной осторожностью. При этом мы руководствуемся Общим регламентом по защите данных (далее: “AVG”). COA собирает и использует данные для организации приёма и предоставления сопровождения беженцам. Если Вы запросили убежище в Нидерландах и проживаете (или проживали) на одном из наших объектов, тогда это заявление о конфиденциальности предназначено для вас.

Термин «персональные данные» чрезвычайно широк. Это касается всей информации, которая может быть сведена к одному лицу («тому, кого это касается»). Сюда относятся такие данные, как ваше имя, адрес, дата рождения, гражданство и номер телефона. Этот термин включает также менее очевидные данные, такие как ваши личные интересы и номер банковского счета.

Термин «обработка персональных данных» включает все действия, которые мы осуществляем
с вашими персональными данными. Сюда относится, например, регистрация, хранение,
передача и уничтожение данных.

В этом заявлении о конфиденциальности данных мы объясняем, как мы обращаемся с вашими персональными данными (как мы их защищаем). Для этого мы отвечаем на следующие вопросы:
1. Какие персональные данные подлежат обработке COA?
2. От кого мы получаем ваши персональные данные?
3. Зачем COA обрабатывает ваши персональные данные?
4. На каком основании COA обрабатывает ваши персональные данные?
5. В каких случаях мы передаем ваши персональные данные третьим лицам?
6. Как долго COA хранит ваши персональные данные?
7. Как COA защищает ваши персональные данные?
8. Какими правами вы обладаете?
9. К кому вы можете обратиться с вопросами, просьбами или жалобами, касающимися обработки  COA ваших данных?

Обработке СОА подлежат следующие категории ваших персональных данных:
• ваш официальный идентификационный номер (например, номер беженца);
• данные, идентифицирующие вашу личность (такие как имя, дата рождения и пол);
• данные для связи (такие как ваш телефон и адрес электронной почты);
• адресные данные (такие как адрес проживания и адрес размещения для беженцев);
• данные документов (такие как тип документа и его номер);
• личные характеристики (такие как профессия, семейное положение и личные интересы);
• финансовые данные (такие как номер вашего счета, данные о доходах и состоянии/капитале);
• данные о встречах (такие как отчеты бесед и заметки);
• юридические данные и данные по процедуре (такие как данные, касающиеся процедуры убежища).

Кроме того возможной обработке подлежат следующие особые персональные данные - 
данные, из которых вытекает следующее:
• раса и этническое происхождение (национальность), или;
• религиозные убеждения или ваше мировоззрение.
Кроме того, возможна обработка следующих данных:
• биометрические данные в целях идентификации личности;
• данные о вашем здоровье;
• судимости.

COA получает ваши персональные данные непосредственно от вас, вашего адвоката или от других государственных служб и (общественных) организаций, которые задействованы в вашей процедуре убежища, вашем размещении, сопровождении или в предоставлении медицинского обслуживания.

Возможные государственные службы и (общественные) организации, от которых мы получаем ваши данные:
• Службы Министерства юстиции и безопасности:
o Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
o Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
o полиция и ее подразделения, такие как Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
o Dienst Justitiële Inrichting (DJI) и её подразделение Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O);
• Прочие партнеры по сотрудничеству:
o Koninklijke Marechaussee (KMar);
o GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA);
o Stichting Nidos, независимая инстанция по (семейному) опекунству в Нидерландах.

Мы обрабатываем ваши персональные данные с целью организации приема и сопровождения в течение процедуры убежища в Нидерландах (наша главная задача). Данная формулировка остается чрезвычайно широкой и может быть поделена на несколько (составных) частей - подзадач. К нашим наиважнейшим задачам относятся следующие:
• Организация приема и сопровождения. Прием включает в себя предоставление жилья, предоставление доступа к основным услугам, таким как здравоохранение на одном из объектов COA.
• Обеспечение сопровождения на объекте COA, состоящим среди прочего из:
• оказания поддержки при подготовке к будущему в Нидерландах или в другом месте вне Нидерландов;
• организации вашего самообеспечения в месте размещения и в будущем;
• специальное сопровождение в сфере обучения, жилья, эмансипации, интеграции и участия в обществе или при возвращении;
• осуществление управления жильем, например, посредством визита и проверки жилья, регистрации сигналов торговли людьми и контрабандного провоза людей и регистрации инцидентов;
• оказание поддержки на пути к взрослому существованию, если вы являетесь несовершеннолетним иностранцем без сопровождения (далее: “AMV”).
• Окончание приема, среди прочего посредством:
• оказания поддержки при оттоке (переезде) в муниципалитет;
• посредничество в поиске жилья в муниципалитете;
• сопровождение при самостоятельном или принудительном возвращении в страну происхождения или страну, являющуюся членом Дублинского регламента.
• гарантия безопасности и качественных условий жизни на объекте. Не только для вас, но и для других жителей и/или сотрудников COA, например, посредством регистрации агрессии, насилия и прочих инцидентов.
• осуществление соответствующих действий в чрезвычайных ситуациях, например, при несчастных случаях или в состоянии, когда вам требуется неотложная помощь.
• осуществление научных и исторических исследований, для статистических целей или для архивирования в общественных интересах.

Мы имеем право обрабатывать ваши персональные данные только в том случае, если у нас есть для этого "законные основания" .  Такие основания вытекают из AVG. Для осуществления названных выше задач (параграф 3) мы можем прибегнуть к ряду законных оснований:
• обработка необходима для соблюдения правовых обязанностей;
• обработка необходима для защиты жизненных интересов вас или иного лица;
• обработка со стороны СОА необходима для исполнения задачи в общественных интересах/ или задачи в рамках осуществления государственной власти, или;
• вы сами дали разрешение на обработку данных для конкретных целей.

В большинстве случаев мы обрабатываем ваши данные в целях исполнения нами обязанности в соответствии с законом по организации приема и сопровождения. Без обработки ваших данных полноценное исполнение этой обязанности в соответствии с законом станет для нас невозможным.

Может быть так, что мы передаем ваши персональные данные третьим лицам, потому что это необходимо для организации вашего приема и сопровождения. Безусловно, мы это делаем только в том случае, когда для этого есть веская причина.
Мы предоставляем только необходимые данные и только тем лицам, которым эти данные необходимы для исполнения их рабочих обязанностей. Другие стороны обязаны также, как и COA, в высшей степени осторожно обращаться с вашими персональными данными. Об этом мы заключаем четкие соглашения.

Мы можем передать ваши персональные данные:
• службам Министерства юстиции и безопасности:
o Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V);
o Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
o полиции и ее подразделениям, таким как Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM);
o Dienst Justitiële Inrichting (DJI) и её подразделению Dienst Vervoer en Ondersteuning (DV&O).
• Партнерам в сфере здравоохранения:
o GezondheidsZorg Asielzoekers (GZA), через организацию Arts en Zorg;
o MediFirst;
o Regeling Medische zorg Asielzoekers (RMA), через медицинскую страховую компанию DSW;
o в Муниципальную или Общую службу здравоохранения и в Организацию медицинской помощи в регионе (GGD en GHOR).
• Прочим партнерам по сотрудничеству:
o Королевской жандармерии (KMar);
o Международной организации по миграции (IOM);
o Stichting Nidos (независимая инстанция по (семейному) опекунству в Нидерландах);
o Правозащитной организации помощи беженцам Нидерландов (VWN);
o в организацию Veilig Thuis ("Безопасный дом") (Центр регистрации бытового насилия и жестокого обращения с детьми);
o Центр экспертизы по вопросам торговли людьми и контрабандного провоза людей (EMM).
• Прочие категории партнеров по сотрудничеству:
o муниципалитеты;
o банки;
o транспортные организации, например, такси и пассажирские автобусные компании;
o учебные заведения, например, детские сады и школы;
o государственные инспекции, аварийные службы, надзорные или судебные органы для исполнения служебных обязанностей или в случае чрезвычайной ситуации;
o адвокатам беженца для защиты его интересов;
o юристам, бухгалтерам и аудиторам для защиты интересов COA;
o страховым компаниям в рамках  страхования ответственности беженца;
o службам переводов;
o партнерам по сотрудничеству, уделяющим внимание детям в детских учреждениях /AMV.

Ваши персональные данные остаются в Европейском союзе до тех пор, пока мы несем ответственность за ваши данные. В случае если нам все же необходимо передать ваши данные в другую страну или организацию вне Евросоюза, то это происходит с соблюдением соответствующих мер безопасности.

Мы не храним ваши данные дольше, чем в этом есть необходимость для достижения наших целей. Все сроки по хранению данных официально закреплены. Наиболее важные сроки хранения данных мы здесь перечислим.
Данные, которые мы обрабатываем в рамках вашего приема и сопровождения, мы регистрируем в "досье проживающего". Как правило, мы храним эти данные не менее 20 лет после закрытия досье. Для финансовых документов, собранных в рамках предоставления финансовых средств COA, соблюдается срок хранения 7 лет.

Для предотвращения злоупотребления вашими персональными данными COA принял соответствующие меры для защиты ваших персональных данных при обработке. Для защиты персональных данных в рамках СОА мы среди прочего следуем государственным стандартам и предписаниям. Кроме того, все сотрудники СОА, временные сотрудники и волонтеры дают подписку о соблюдении конфиденциальности. 

На основании AVG вы обладаете различными правами. При определенных условиях у вас есть право просмотра тех данных, которые мы о вас обрабатываем, а также право на внесение изменений и удаление. Также при определенных условиях у вас есть право на опротестование обработки ваших данных, право на ограничение обработки и право на получение ваших данных в цифровом формате. Если вы желаете воспользоваться одним из ваших прав, свяжитесь с нами через приведенные ниже (см. параграф 9) контактные данные. 

Мы рассмотрим ваш запрос в максимально сжатые сроки, в любом случае в течение месяца. Если ответ на ваш запрос все же требует больше времени, мы сообщим вам об этом в течение месяца. Мы постараемся максимально удовлетворить вашу просьбу, но мы не всегда можем и имеем на это право. Существуют веские причины для отклонения вашей просьбы. Например, СОА может быть связан обязательством хранить ваши данные в соответствии с законодательством. 

Наряду с вышеназванными правами вы можете подать жалобу в Autoriteit Persoonsgegevens (далее: “AP”).  AP осуществляет контроль за соблюдением законодательства о конфиденциальности в Нидерландах. Нам бы хотелось, чтобы вы сначала связались с нами, прежде чем вы обратитесь к AP. Мы постараемся сделать все возможное, чтобы найти удовлетворительное решение по вашей жалобе. Контактные данные AP вы найдете на странице www.autoriteitpersoonsgegevens.nl [1].

Обратите внимание на то, что, если вы обращаетесь к нам с вопросами или просьбами, мы обязаны сверить ваши личные данные для установления личности. Мы делаем это, чтобы предотвратить передачу ваших персональных данных в чужие руки или во избежание внесения неоправданных изменений в ваши персональные данные. 

Все решения, принимаемые COA для исполнения обязанности организации приема, осуществляются сотрудниками COA. COA не пользуется алгоритмом полностью автоматизированного индивидуального принятия решения. Это означает, что мы не принимаем никакие автоматические решения, имеющие для вас юридические последствия или негативно на вас влияющие, без вмешательства человека.

Если у вас возникли вопросы, просьбы или жалобы, связанные с обработкой СОА ваших данных, то вы можете обратиться к СОА по электронной почте: info@coa.nl [2]. Мы постараемся ответить в максимально сжатые сроки, но в любом случае в течение месяца. В исключительных случаях мы можем продлить этот срок максимально до трех месяцев.
Почтовый адрес:
Centraal Orgaan opvang asielzoekers
Postbus 30203
2500 GE Den Haag

В COA также работает сотрудник по защите данных (FG), главной обязанностью которого является осуществление внутреннего контроля за соблюдением СОА требований AVG.

Контактные данные FG: fg@minjenv.nl [3] на имя г-на Pieter de Groot.
 
Это заявление о конфиденциальности данных принято дирекцией СОА 27 августа 2019 года.